Штатное расписание как составить

Содержание
  1. Как составить штатное расписание, образец заполнения формы т-3
  2. Что нужно использовать для заполнения?
  3. Где можно взять готовую таблицу?
  4. Когда вносят изменения и что будет за ошибки при оформлении?
  5. Можно ли составить самостоятельно?
  6. таблицы
  7. Разрешено ли добавлять и убирать графы?
  8. Заключение
  9. Как оформить штатное расписание без ошибок: все нюансы и образец заполнения формы Т-3
  10. Обязательно ли это?
  11. Как составить штатное расписание
  12. Необходимость штатного расписания
  13. Внесение изменений в штатное расписание
  14. Правильное составление штатного расписания
  15. Утверждение
  16. Ознакомление сотрудников
  17. Скачать
  18. Основные правила составления штатного расписания
  19. Необходимость документа
  20. Особенности составления
  21. Внесение изменений в ШР
  22. Это может быть важно
  23. Как правильно составить штатное расписание?
  24. Что это за документ?
  25. Нормативная база
  26. Ответственные лица. Кто подписывает?
  27. Когда и как вносить изменения?
  28. Порядок, этапы и правила заполнения
  29. Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»
  30. Раздел 2 «Код структурного подразделения»
  31. Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»
  32. Раздел 4 «Количество штатных единиц»
  33. Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»
  34. Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»
  35. Раздел 9 «Итого»
  36. Раздел 10 «Примечание»
  37. Когда составляется и утверждается?
  38. Округление штатных единиц
  39. Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей
  40. Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении

Как составить штатное расписание, образец заполнения формы т-3

Штатное расписание как составить

С 1 января 2013 года Федеральным законом №402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 закреплено право организации самостоятельно принимать решение о необходимости наличия этого документа (ч.4 ст.9).

Решив воспользоваться этим правом, работодателю следует помнить, что форма Т-3 оказывает неоценимую помощь в решении трудовых споров.

Кроме того, отсутствие консолидированных данных о структуре организации и плановом составе сотрудников признается проверяющими органами нарушением трудового законодательства.

Предусмотрен штраф для организации в размере до 50 000 рублей, для должностного лица – от 1000 до 5000 рублей (ст.5.27 КоАП РФ).

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

Что нужно использовать для заполнения?

Бланк утвержденной формы содержит 10 граф. В период обязательного применения эта форма приобрела всеобщее признание – оказалось, что это, действительно, документ, помогающий работодателям анализировать, контролировать и принимать решение об изменении структуры предприятия и составе сотрудников.

Где можно взять готовую таблицу?

Интернет-пространство позволяет найти нужный бланк без особых усилий. На нашем сайте вы можете скачать унифицированный бланк.

Для поклонников типографских бланков существует возможность приобретения готовых форм на тонкой дешевой типографской бумаге. Канцелярские или специализированные бухгалтерские магазины предлагают упаковки бланков в обмен на незначительные деньги.

Шаблоны штатного расписания в ворде и экселе можно скачать ниже:

Когда вносят изменения и что будет за ошибки при оформлении?

Необходимость изменения структуры организации или численного состава подразделений является основанием для внесения изменений в штатное расписание.

Практика показывает, что замечания проверяющих органов к оформлению локального документа, каким и является форма Т-3, не влекут за собой наказаний в виде штрафов. Работодатель получает рекомендации по исправлению недочетов в оформлении документа.

О том, как правильно внести новую должность в штатное расписание, читайте здесь.

Можно ли составить самостоятельно?

При необходимости воспроизвести форму утвержденного документа может любой человек, владеющий навыками работы с офисными программами. По имеющемуся образцу формы Т-3 возможно создание электронной таблицы для дальнейшего использования ее в печатной форме.

таблицы

Табличная часть формы штатного расписания состоит из 10 обязательных для заполнения граф.:

  1. Наименование структурного подразделения. Это может быть филиал, отдел, цех и проч. Важно отразить место каждого подразделения в общей структуре предприятия.
  2. Код структурного подразделения. Присваивается организацией каждому подразделению с учетом организационной структуры.
  3. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации.
    Указывается в соответствии с Общероссийским классификатором профессий, должностей ОК 016-94 (Постановление Госстандарта России от 26.12.1994 N 367); Важным является полное совпадение этих данных указанным в трудовом договоре и трудовой книжке сотрудника.
  4. Количество штатных единиц. Возможно указание 0,5 или 0,25 единиц, если планируется принятие неполной штатной единицы, например, совместителей. Вакантные должности содержат ожидаемое число сотрудников.
  5. Тарифная ставка (оклад) и пр.,руб. Сумма заработной платы в рублях в соответствии с той системой оплаты труда, которая установлена на предприятии. Важно не допустить указания суммы оклада ниже установленного МРОТ.
  6. Надбавка 1.
  7. Надбавка 2.
  8. Надбавка 3.

Все установленные законом надбавки и принятые на предприятии поощрительные выплаты. Это могут быть фиксированные суммы в рублях или процент надбавки.

  • Всего, руб. ((гр.5+гр.6+гр.7+гр.8) × гр.4).
    Сумма всех надбавок в рублях, если в графах с 5 по 8 указаны суммы. Для получения общего процента данные в графах с 5 по 8 должны быт в процентах.
  • Примечание. Записи в виде заметок. Могут быть, а могут отсутствовать.
  • Подробнее о структуре ШР вы узнаете из нашего материала, а тут рассказано об особенностях унифицированной формы для ООО и ИП.

    Разрешено ли добавлять и убирать графы?

    Постановлением Госкомстата от 24.03.1999 №20 разрешается корректировать унифицированных форм путем изменения ширины колонок или добавления новых реквизитов.

    Индивидуальные для каждой организации данные, которыми предполагается дополнить форму Т-3, необходимо внести в форму распорядительным документов этой организации.

    Форму новому документу организация может выбрать самостоятельно с учетом особенностей и удобства работы с документами, принятыми на предприятии.

    Разработчики собственных форм учета сведений об утвержденном штате работников и их должностях имеют возможность самостоятельно подготовить электронную форму документа в удобном редакторе (excel, word) и распечатать, не выходя из офиса. Можно обратиться в ближайшую типографию и заказать изготовление необходимого количества бланков там.

    Из видео узнаете, как сделать штатное расписание (форма Т-3). Правила и рекомендации:

    Заключение

    Выбор способа получения печатной версии утвержденной или модифицированной формы бланка штатного расписания остается за исполнителем. Закон позволяет каждому самостоятельно выбирать размер документа, его внешний вид. Обязательным остается содержание локального акта: увеличить объем согласованных данных можно, сокращение не допускается.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

    Источник: http://101million.com/dokumenty/shtatnoe-raspisanie/sostavlenie-i-utverzhdenie/blank-shtat-rasp.html

    Как оформить штатное расписание без ошибок: все нюансы и образец заполнения формы Т-3

    Штатное расписание – это документ, в котором отражается численность сотрудников, их распределение по должностям и причитающаяся им оплата.

    Данный документ общепринятой формы Т-3. Он применяется в организациях различного ранга: ООО, ИП и бюджетных учреждениях. Это «помощник» в планирование затрат на оплату труда и организации кадровой работы.

    Он служит основанием для сокращения штатных единиц и защиты интересов организации в суде, в случае претензий по причине увольнения.

    Главное знать, как правильно составить этот документ на предприятии, какие графы он содержит, что именно требуется в них написать и кто из сотрудников организации должен его оформить.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

    Обязательно ли это?

    Ситуация двоякая. С одной стороны ни в ТК РФ, ни в других актах не указано, что штатное расписание обязательно. С другой стороны в ряде законов упоминается необходимость наличия локального нормативного акта, коим и является штатное расписание, например, в ст.87 ТК (подробнее о том, является ли штатное расписание локальным нормативным актом, рассказано здесь).

    Источник: https://zt-gazeta.ru/kak-sostavit-shtatnoe-raspisanie-obrazets-zapolneniya-formy-t-3/

    Как составить штатное расписание

    Штатное расписание как составить

    23.01.2019

    Штатное расписание не является обязательным атрибутом документооборота компании, однако крупным организациям рекомендуется составлять такой документ, так как при его наличии можно обезопасить себя от каких-либо проблем в будущем, например, при увольнении работников. Часто расписание требуется при урегулировании вопросов, связанных с налогообложением.

    Данный документ определяет рентабельность назначения льгот сотрудникам, в том числе налоговых вычетов, а также позволяет произвести четкий расчет суммы содержания штата работников организации. Поэтому у такого документа есть огромное количество преимуществ.

    Под штатным расписанием понимается внутренний нормативный акт предприятия, который устанавливает часы работы каждого сотрудника и предприятия в целом, а также определяет возможности отпуска как ежегодного, так и по беременности или без содержания.

    В нем фиксируется большое количество информации о сотрудниках – кадровая составляющая, количество и качество работников, а также объем зарплатного фонда организации, который необходим для выплаты средств за выполнение трудовых обязанностей каждому работнику предприятия.

    Штатное расписание может составляться несколькими способами:

    1. В соответствии с унифицированной формой, которую предлагает Правительство. В данном случае документ легок для проверки любыми государственными органами при возникновении такой необходимости.
    2. В соответствии с внутренними положениями организации и утвержденной формой штатного расписания сотрудников. Работодатель может самостоятельно определить форму расписания, которая будет удобна именно для него, при этом любые проверяющие органы не смогут забраковать документ или обязать руководителя его переиздать в унифицированной форме, так как составление штатного расписания — право, а не обязанность работодателя.

    В рамках ст. 15 и ст. 57 ТК РФ, при заключении трудового договора работодателем определяется должность работника. Именно она и должна быть отражена в штатном расписании при его наличии. С одной стороны, отсутствие такого документа не несет какого-либо нарушения, с другой — оформление работника на «несуществующую» должность – нарушение.

    Такое положение дел в трудовом законодательстве можно считать юридической коллизией, так как оформление документа – это право руководства организации, но при этом наем сотрудников без штатного расписания является административным правонарушением в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

    Необходимость штатного расписания

    Оформление штатного расписания должно происходить в соответствии с нормами, установленными локальными нормативными актами предприятий, в том числе, в рамках Устава организации.

    Необходимость штатного расписания возникает при любом кадровом изменении, так как документ содержит информацию:

    • о количестве структурных подразделений в организации, а также о специфике их работы на нужды компании;
    • о перечне существующих в организации должностей, а также данные о лицах, которые их занимают;
    • о специальностях, которые задействованы в организации работы предприятия;
    • о профессиях, необходимых для развития, а также уже существующие профессии с указанием квалификации каждого работника;
    • о необходимом количестве работников для нормального функционирования предприятия.

    Преимущества составления штатного расписания неоспоримы, так как при большом объеме сотрудников нельзя физически запомнить их обязанности, даже постоянно перечитывая трудовые договоры.

    Говоря о преимуществах составления штатного расписания, необходимо учесть следующие возможности, которые оно дает руководству:

    • оптимизация трудовой деятельности всех сотрудников предприятия, а также возможность контролировать и упорядочить их работу в случае производственной необходимости;
    • полное определение структуры предприятия, а также четкий план ее переорганизации;
    • фиксирование количества работников в полном объеме, в том числе добавлять или убирать сотрудников в зависимости от специфики работы отделов;
    • контролирование трудового состава, так как таким образом руководитель может заменить одного сотрудника другим, более выгодным;
    • выстраивание системы найма работников, так как при наличии расписания легко отслеживается необходимость в тех или иных специалистах;
    • составление заявок в службу занятости;
    • формирование фонда оплаты труда нанятым сотрудникам, без ущемления их прав и каких-либо иных нарушений;
    • обоснование расходов для Налоговой службы и прочее.

    Несмотря на право работать без штатного расписания, такой документ просто необходим не только для работников отдела кадров, но и для бухгалтерии. Штатное расписание – одна из основных форм бухгалтерского учета сотрудников.

    При небольшой численности штата, например, если руководитель организации индивидуальный предприниматель, в составлении расписания необходимости нет.

    Руководитель может самостоятельно определять все задания для сотрудников и проверять их исполнение, а трудовые обязанности можно напрямую прописать в трудовом договоре.

    Обычно для составления документа используется форма № Т-3, она унифицирована, но документ можно изменить исходя из потребностей организации.

    Внесение изменений в штатное расписание

    Внести какие-либо изменения в штатное расписание можно в любой период его действия, при этом в ряде случаев требуется обязательное уведомление сотрудников организации. В соответствии с Письмом Роструда № 428-6-1, руководитель организации самостоятельно определяет периодичность применения правок, а также утверждает их структуру.

    Оформление изменения может быть произведено несколькими способами:

    1. Приказом о внесении правок и изменений в действующий документ, в котором отражаются все вносимые изменения с учетом особенностей организации.
    2. Принятием нового штатного расписания, которое может быть изменено основательно с учетом всех положений экономического рынка.

    Принятие нового штатного расписания требует обязательного уведомления всех сотрудников организации, так как внесенные правки касаются всех работников без исключения. Если изменения носят единичный характер, то уведомляются лишь те работники, которых они касаются напрямую.

    В случае изменения размеров окладов или определения новых трудовых обязательств уведомление работника происходит не менее, чем за два месяца до внесения правок, причем особенности назначения нового оклада или оплаты обсуждаются индивидуально.

    В соответствии со ст. 74 ТК РФ, если работник не согласен на вносимые изменения, то ему предлагаются все имеющиеся вакантные должности на предприятии в рамках его квалификации и способностей, а после получения подтверждения на перевод на новую должность составляется дополнительное соглашение.

    После утверждения всех правок с работниками, работодатель выносит приказ о применении правок к штатному расписанию, который подшивается к действующему документу.

    Правильное составление штатного расписания

    Составление штатного расписания требует от руководителя и кадровой службы особой внимательности, так как в нем должны быть учтены все должности, необходимые для работы организации, а также вакансии.

    В штатном расписании отражается вся необходимая информация для работы организации, но наименования подразделений должны быть зафиксированы по степени важности. Руководство предприятия может поручить составление расписания любому сотруднику, который обладает необходимыми для этого навыками.

    После выдачи задания на составление штатного расписания руководитель должен составить приказ о вступлении его в действие. При готовности документа уведомляются все работники, которых касаются данные изменения. Для продолжения процесса необходимо согласие сотрудников на изменения.

    После приказ публикуется и вступает в силу в тот срок, который в нем указан. Также работодатель может составлять расписание на определенный срок, что особенно важно для растущих и развивающихся компаний.

    В любой период действия документа работодатель имеет право внести правки или изменения в соответствии с производственной необходимостью. Для этого достаточно приказа и уведомления заинтересованных лиц.

    Утверждение

    Изменение штатного расписания или принятие нового требует обязательного утверждения иными работниками на руководящих должностях.

    В соответствии с этим проект расписания должен быть одобрен:

    • директорами подразделений или отделов;
    • руководящими сотрудниками, которые не занимают директорские должности, но являются руководителями отдельных групп работников.

    Помимо одобрения, проект должен быть согласован наиболее заинтересованными лицами – главным бухгалтером предприятия и руководителем кадровой службы организации.

    После издания соответствующего приказа в штатном расписании делается соответствующая пометка с датой вступления документа в силу.

    В приказе отмечаются реквизиты организации, а также все вносимые изменения в полном объеме с разъяснением производственной необходимости.

    Помимо реквизитов должен быть указан юридический и фактический адрес, приказ должен быть закреплен под определенным номером и датой.

    Для изменения штатного расписания нужно вынести соответствующий приказ, в котором нужно отразить полный перечень изменений всех должностей. При сокращении штата, рекомендуется вносить новое расписания, так как его изменения будут серьезными и необратимыми.

    Ознакомление сотрудников

    В соответствии со ст. 57 ТК РФ можно сделать вывод о том, что штатное расписание – основа для нормального функционирования компании, а том числе путем сокращения численности работников либо увеличения их числа за счет формирования новых вакансий.

    Данная статья устанавливает и положения о том, откуда берутся данные для составления документа. Так, для подготовки расписания, которое так или иначе относится к работникам, могут быть задействованы трудовые договоры самих работников, а также любые локальные акты предприятия, которые регламентируют порядок установления оплаты труда на предприятии.

    Штатное расписание относится к организационно-распорядительным документам, при изменении которых работодатель не должен уведомлять работников. С одной стороны руководитель действительно не обязан ставить в известность подчиненных, с другой – если изменения их касаются, то руководство в обязательном порядке должно произвести уведомление.

    Уведомление не требуется в случае:

    • введения на предприятии новых должностей, так как они не затрагивают интересы остальных работников;
    • изменения длительности расписания;
    • перераспределения работников по иным структурным подразделениям, если за ними остаются их должности, заработная плата, трудовое место, т.е. фактически изменяется только непосредственный начальник.

    Письмо Роструда №2536-6-1 говорит о том, что штатное расписание является локальным нормативным актом, поэтому его утверждением занимается работодатель и иные лица, которым работодатель дал соответствующие полномочия.

    Мнение сотрудников не является поводом для его непринятия.

    Если сотрудник не согласен, он может получить иную должность, которую ему может предложить работодатель в соответствии с имеющимися вакантными местами, либо уволиться по собственному желанию.

    Изменение штатного расписания не является поводом для обращений граждан, ввиду изменения условий трудового договора. В данном случае трудовой договор не изменяется, изменяются обстоятельства его применения.

    При приеме на работу работодатель обязан ознакомить будущего работника с правилами внутреннего распорядка, а также с иными актами локального пользования, к которым и относится штатное расписание работы сотрудников. Деятельность работника регламентируется ТК РФ, трудовым или коллективным договором.

    Штатное расписание – необязательный атрибут ведения бизнеса, но важный для подтверждения трат и льгот при проверке налоговыми службами, поэтому руководителям фирм настоятельно рекомендуется озаботится составлением собственного документа внутреннего пользования такого формата.

    Скачать

    Скачать образец Формы Т-3 в формате .xls вы можете
    по этой ссылке

    Основные правила составления штатного расписания

    Штатное расписание как составить

    Одним из видов локальных нормативных документов является штатное расписание. Этот вид документа применяется для обеспечения контроля количества и состава предприятия любой собственности.

    Штат сотрудников компании

    Для этого существуют определенные правила составления штатного расписания.

    Необходимость документа

    Штатное расписание представляет собой комплектование кадров организации. Он не входит в перечень первичных документов, поэтому некоторые предприятия не практикуют его составление и ведение. Несмотря на это его наличие оказывает значительную помощь руководящему звену в обеспечении контроля работы компании. Кроме этого документ помогает при общении с проверяющими инстанциями.

    При проверке работы предприятия представителями налоговой или трудовой инспекции наличие штатного расписания не обязательно, но желательно.

    Если такового документа не окажется, это может интерпретироваться, как один из видов нарушения Трудового Законодательства или Охраны труда. Это может караться наложением штрафных санкций в размере 1 – 2 тыс.

    рублей на ответственное лицо или до 30 тыс. рублей на организацию.

    Основная функция штатного расписания заключается в обосновании причин увольнения или сокращения сотрудников предприятия. Его отсутствие значительно усложняет руководству возможность доказать законность этих процессов.

    Составление и ведение ШР входит в обязанности ИТ или сотрудника кадрового отдела. В большинстве случаев эту задачу возлагают на плечи бухгалтеров.

    Так как подпись под документом ставят руководитель и главбух компании, они отвечают за его достоверность. При составлении штатного расписания срок не имеет никакого значения.

    Для этого инструкция по ведению документации должна содержать такие пункты:

    • В документе необходимо точно указать условия составления и его правок.
    • Руководитель предприятия обязан составить и подписать приказ о начале действия ШР. В него обязательно должен быть включен пункт, который включает в себя перечень лиц, ответственных за составление и ведение штатного расписания.
    • Кроме этого, должны быть указаны сотрудники, которые обязаны быть поставлены в известность о внесении в расписание любых изменений.

    На предприятии нужно иметь список законодательных и нормативных актов, на основании которых составляется документ, вносятся в него правки и прочие нюансы по работе с данным документом.

    Особенности составления

    При составлении документа рекомендуется использовать форму Т – 3, которая содержит все нужные для работы данные.

    Штатное расписание

    В нее необходимо внести такие данные:

    • Название предприятия. Должно соответствовать тому, которое указано в учредительной документации (вплоть до сокращений и названии на иностранном языке).
    • Код ОКПО. Состоит из 8 цифр.
    • Точная дата написания. Оформляется в формате число, месяц, год.
    • Период действия. Точно указывается период времени, на протяжении которого штатное расписание имеет своюсилу.
    • Название структурного подразделения организации. Эти данные вносятся в соответствии с классификатором. Если он отсутствует, информация вносится в алфавитном порядке.
    • Код подразделения. Используются данные, внесенные в классификатор или составленные руководством компании. Во втором случае может использоваться любой принцип.
    • Должность, разряд, категория. Данные вносятся, начиная от руководящего звена и по убывающей. Следует обратить внимание на то, что если сотрудник относится к служащим, он занимает определенную должность, если же он рабочий, указывается его профессия.
    • Количество ШЕ. Информация носится отдельно по всем должностям и профессиям. Если человек работает по совместительству, нужно указать долю, например, 2, 75; 0, 5 и т.п.
    • Ставка по тарифу или оклад. При внесении данных учитывается средняя заработная плата за месяц, которая зависит от системы ОТ. Следует учесть то, что размер ставки необходимо указывать в валюте нашей страны – рублях. В некоторых случаях используется процентная ставка или коэффициент. Не рекомендуется использовать доллары или другую валюту. По законодательству это не запрещается, но, согласно ТК страны ставка в валюте автоматически переводится в рубли по существующему на данный момент курсу. Кроме этого, при разбирательстве дела в суде такая практика будет квалифицироваться, как нарушение. Это связано с тем, что курс имеет свойство изменяться в сторону падения. Судьей такое положение может считаться, как создание неприемлемых условий оплаты труда для сотрудников предприятия.
    • Размер надбавок. В данных графах указываются выплаты компенсационного или стимулирующего характера. Их размер установлен законодательством и поощряется руководителем предприятия.
    • В последней графе суммируются данные, которые указаны в графах 5, 6, 7, 8. Эта цифра умножается на количество сотрудников, согласно штатного расписания.
    • Не исключена возможность того, что некоторые данные, используемые при заполнении формы, нуждаются в небольшом пояснении. Эта информация фиксируется в графе Примечания.
    • Под документом в обязательном порядке ставит подпись руководитель организации и главбух. Кроме этого документ имеет свой номер.

    После того, как штатное расписание составлено руководителем предприятия составляется приказ, в котором до ведома сотрудников доводится информация о том, что ШР составлено, указывается информация об общем количестве сотрудников компании, а также срок, на протяжении которого документ имеет силу. Приказ, заверенный руководителем и иными ответственными людьми, регистрируется. Данные о регистрации вносятся в специальный журнал. Штатное расписание и приказ о нем находятся на хранении вместе с другими документами компании.

    Скачать Типовое штатное расписание [363.00 B]

    Внесение изменений в ШР

    Не исключена возможность того, что в штатное расписание, как и в любой другой документ, необходимо будет внести какие – либо правки. Каким документом вносятся изменения в штатное расписание? Так как документ набирает силу только после подписания приказа, внести изменения в него можно также в соответствии с приказом по предприятию.

    Внесение изменений в штатное расписание

    Как правило, дата подписания приказа и дата, когда изменения набирают силу, не аналогичны. В том случае, когда изменении я не масштабные, в штатное расписание вносятся правки. В противном случае возникает необходимость о составлении нового штатного расписания. Об этом составляется новый приказ.

    Внесение изменений в расписание в первую очередь затрагивает интересы сотрудников компании. Это, в свою очередь, требует выполнения изменений договоров по трудоустройству. Согласно законодательства, для проведения этой процедуры необходимо соблюдать такие условия:

    • Заручиться согласием каждого сотрудника, трудовой договор которого требует изменений.
    • Представитель руководства или отдела кадров обязан поставить каждого рабочего в уведомление о том, что возникла необходимость о составлении нового штатного расписания. По законодательству есть определенные временные рамки, на протяжении которых уведомление должно быть доведено до сотрудников.
    • Известно немало случаев, когда руководители предприятия считают, что наличие приказа о внесении изменений в договор по трудоустройству и согласие сотрудника с данными правками – одно и то же. Это не так. Как пример можно рассмотреть внесение изменений в размер заработной платы сотрудников компании. В обязанности руководителя компании входит не менее, чем за 60 дней довести до ведома сотрудников то, что будет изменен их оклад. Сразу после этого составляется и подписывается соответствующий приказ, в котором также указывается необходимость изменения штатного расписания. Обязательно в приказе оговаривается информация о том, по каким точно должностям будут вноситься изменения, а также дата вступления будущих правок в силу. Кроме подписи руководителя и главного бухгалтера под приказом ставят свои подписи и сотрудник кадрового отдела, которые будут непосредственно заниматься изменением трудовых договоров.
    • После этого с каждым из вышеуказанных сотрудников необходимо составить допсоглашение, где детально оговаривается не только факт, но и причина, по которой происходит изменение оклада. Если таковая не удовлетворит человека или вообще не будет указана, он имеет право потребовать выплаты материальной компенсации за тот период, на протяжении которого он, выполняя ту же работу, получал меньший оклад. На практике происходит в основном повышение заработной платы. Но не исключена и возможность ее понижения. Причиной такого хода могут стать изменения организации условий труда или технологических условий организации трудового процесса, принятие руководством компании новой управленческой политики, модернизация процесса, падение уровня рентабельности компании или ее реорганизация. При этом должность и обязанности сотрудников не меняются. Если этого нельзя избежать, руководство обязано привести веские доказательства, подтвержденные законодательной базой, о невозможности сохранения должностей.
    • При сокращении кадров в штатное расписание также вносятся изменение. Это связано с удалением некоторых единиц по штату из документа. С учетом того, что о предстоящем сокращении сотрудники уведомляются за 60 дней до этого, внесенные изменения в ШР также вступают в силу в данное время. При наличии штатного расписания на предприятии, у его руководителя будет законное документальное подтверждение того, что из перечня штатных единиц компании данные должности были удалены. В противном случае действия руководителя могут быт восприняты, как противозаконные.

    Любой шаг руководителя предприятия должен иметь под собой подтверждение ТК.

    Это может быть важно

    При разработке штатного расписания предприятия могут возникнуть некоторые важные вопросы, которые знать необходимо.

    Филиалы фирмы

    Среди наиболее значимых и часто встречающихся можно выделить следующие:

    • Если предприятие имеет один или несколько филиалов, не стоит для каждого из них составлять отдельное штатное расписание. Согласно законодательства страны, филиалы не являются работодателями.
    • При необходимости указания в штатном расписании компании сотрудников, привлеченных на сезонные работы, в документ можно внести графу Период работы, где и указать этот вид сотрудников. Стоит также обратить внимание на то, что обязательно необходимо указать срок, на протяжении которого люди будут работать.
    • Должности сотрудников, указанные в ШР должны соответствовать тем, которые значатся в трудовых договорах данных людей.
    • Если человек принят на должность, которая отсутствует в расписании, руководителю необходимо провести корректировку локальных документов компании.
    • В том случае, когда одну должность занимает несколько человек, в трудовых договорах которых указано, что они работают по совместительству, при подсчете суммарного количества единиц по штату нужно указывать точную цифру. Например, если одну должность занимает 3 человека, два из которых работает на 0, 5 ставки, а третий – на 1 ставку, в сумме нужно указывать 2, 0 штатные единицы.
    • Если на предприятии практикуют бестарифную или смешанную систему оплаты, для точного указания единиц измерения можно использовать коэффициент или проценты.
    • В случае отсутствия в штатном расписании действующих окладов, оно не имеет никакой юрсилы. Это идет в противоречии с законодательством.
    • Штатное расписание не имеет никакой привязки к сотрудникам компании. В связи с этим при составлении выписки в ней не указываются данные рабочего.
    • При необходимости составления выписки из ШР филиалом компании или ее представительством, этот вопрос должен быть оговорен в уставе компании. Кроме этого они могут действовать по доверенности. Если таковое отсутствует, выписка запрашивается в бухгалтерии основного предприятия.
    • При наличии в выписке, какой – либо ошибки или малейшего исправления, документ не имеет силы.
    • Если должностным лицом составлен подложный документ, на него будет наложен штраф.
    • Такое же наказание грозит должностному лицу, которое отказало сотруднику в выдаче выписки из штатного расписания. Человек не имеет права требовать для выдачи документа, какие – либо копии документации или определенную плату. Выписка выдается бесплатно.

    Нередко у индивидуальных предпринимателей возникает вопрос о целесообразности составления и ведения штатного расписания.

    С одной стороны, в законодательстве указано, что штатное расписание составляется для предприятия, а не для сотрудника, ног с другой стороны, в случае проведения проверки федеральной инспекцией труда, у частного предпринимателя могут возникнуть большие проблемы, которые заключаются в наложении штрафа или закрытии предприятия.

    При составлении штатного расписания нужно учитывать то, что оклады сотрудников, которые занимают одну должность, не должны иметь вилки. Может быть разница в сумме дополнительных выплат (надбавок, премий и т. п.).

    На разницу оказывает влияние квалификация сотрудника, стаж его работы на данном предприятии, сложность выполняемой работы. Ни в коем случае нельзя забывать о том, что после составления нового штатного расписания, старое обязательно должно храниться.

    Проект старого ШР хранится на протяжении 5 лет, весь перечень переписки, связанной с составлением документа хранится 3 года, штатная расстановка (дополнение к штатному расписанию) сохраняется до 75 лет.

    Для того чтобы избежать трудностей с самостоятельной разработкой формы штатного расписания компании, специалисты рекомендуют использовать уже готовую форму Т – 3 или скачать другие разновидности форм, из которых можно выбрать наиболее подходящую для конкретного предприятия.

    Не стоит игнорировать необходимость составления и ведения штатного расписания компании. Нужно чрезвычайно тщательно отнестись к этому процессу. Это окажет существенную помощь в том случае, если кому – либо будет оказано в оформлении на конкретную должность, при сокращении штатов или уменьшении ставки.

    Штатное расписание от «А» до «Я» — на видео:

    Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

    Источник: https://VyborPrava.com/trud/pravila-sostavleniya-shtatnogo-raspisaniya.html

    Как правильно составить штатное расписание?

    Штатное расписание как составить

    Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.

    К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.

    Что это за документ?

    Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.

    Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.

    Штатное расписание форма Т-3

    На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.

    Включает в себя:

    • Наименование отделов, присвоение им кода.
    • Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
    • Количество сотрудников, оклад, надбавки.

    Штатное расписание призвано:

    • Сформировать организационную структуру предприятия.
    • Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
    • Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
    • Установить надбавки и их размер.
    • Облегчить подбор персонала на вакансии.

    Нормативная база

    Ссылки на необходимость штатного расписания имеются в следующих законодательных актах:

    • Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
    • Инструкция по заполнению трудовых книжек. Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.

    Трудовой кодекс РФ

    Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

    Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.

    С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.

    Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.

    Ответственные лица. Кто подписывает?

    Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.

    Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.

    При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.

    Когда и как вносить изменения?

    Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.

    Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.

    При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.

    Внесение изменений возможно несколькими способами:

    • Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
    • Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.

    Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.

    Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение оплаты труда, перевод.

    При изменении должности, условий труда сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.

    Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:

    • Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
    • Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
    • Написание и принятие приложения к трудовому договору с работником, которого касаются изменения.
    • Запись полученных изменений в трудовую книжку.

    Порядок, этапы и правила заполнения

    При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

    Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.

    Этапы внесения данных в стандартизированную форму:

    • Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
    • Указать код ОКПО.
    • Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
    • В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
    • В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц .
    • Заполняются графы.

    Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»

    Вносятся отделы, представительства, филиалы.

    Данные вносятся сверху вниз.

    В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.

    После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.

    Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).

    Раздел 2 «Код структурного подразделения»

    С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.

    С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.

    Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.

    Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.

    Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»

    Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

    Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.

    Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.

    Раздел 4 «Количество штатных единиц»

    Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.

    На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.

    Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.

    Пример штатного расписания со ставкой 0,5:

    Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»

    В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.

    С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.

    Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.

    Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).

    Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.

    Данные указываются в рублях.

    Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»

    Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, доплаты), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).

    Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.

    Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.

    Раздел 9 «Итого»

    Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.

    Раздел 10 «Примечание»

    В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.

    Когда составляется и утверждается?

    Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.

    В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.

    Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.

    Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.

    Образец заполнения 2020:

    Округление штатных единиц

    При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.

    Существует два варианта округления штатных единиц:

    • Округление осуществляется по каждому подразделению.
    • Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.

    При этом:

    • Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
    • Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
    • Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
    • Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
    • Свыше 0,87 — полная ставка.

    Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей

    Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.

    Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.

    При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.

    Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.

    Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении

    Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.

    Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:

    • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
    • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
    • Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).

    При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.

    Юрист-эксперт
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: