Обязанности секретаря референта на предприятии

Содержание
  1. Секретарь референт обязанности кратко
  2. Места работы
  3. История профессии
  4. Обязанности секретаря
  5. Требования к секретарю
  6. Как стать секретарем
  7. Зарплата секретаря
  8. Где пройти обучение
  9. Какие должностные функции у секретаря — референта?
  10. Общие положения секретаря — референта в 2018
  11. Должностные функции секретаря — референта – должностные обязанности
  12. На что имеет право секретарь — референт?
  13. Должностная инструкция секретаря — референта — ответственность
  14. Образец должностной инструкции секретаря — референта
  15. Должностные обязанности секретаря референта. Должностная инструкция секретаря референта генерального директора. Функции секретаря суда
  16. 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
  17. 2. ФУНКЦИИ
  18. Секретарь-референт должен:
  19. 4. ПРАВА
  20. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
  21. Требования к профессиональной подготовке
  22. Образование
  23. Личные качества
  24. Медицинские противопоказания к работе
  25. Должностная инструкция секретаря-референта
  26. Должностные обязанности секретаря-референта
  27. Права секретаря-референта
  28. Ответственность секретаря-референта
  29. Общий каталог всех должностных инструкций тут: Список разделов Должностных Инструкций!
  30. Должностная инструкция секретаря-референта — права и обязанности
  31. Образец типовой должностной инструкции секретаря-референта
  32. Общие положения
  33. Должностные обязанности
  34. Права
  35. Ответственность
  36. Условия работы

Секретарь референт обязанности кратко

Обязанности секретаря референта на предприятии

Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.

Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма.

Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности.

По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.

Места работы

Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.

История профессии

Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки.

Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции.

Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя, секретаря-переводчика и офис-менеджера.

Обязанности секретаря

В должностные обязанности секретаря-референта входит:

  • прием посетителей;
  • прием телефонных звонков;
  • ведение делопроизводства;
  • планирование рабочего дня руководителя;
  • организация совещаний;
  • заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
  • заказ канцтоваров для офиса;
  • выполнение просьб руководителя.

Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.

Требования к секретарю

Требования к секретарю-референту включают в себя:

  • среднее или высшее образование;
  • владение ПК;
  • знание основ делопроизводства;
  • знание английского языка (иногда).

Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:

  • пунктуальность;
  • умение хорошо выглядеть (презентабельность);
  • организованность.

Как стать секретарем

Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте.

Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.

Зарплата секретаря

Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Институт профессионального образования «ИПО» приглашает вас пройти дистанционные курсы по направлению «Документоведение и архивоведение» (есть варианты 256, 512 и 1024 ак.ч.) с получением диплома или удостоверения государственного образца. Мы обучили более 8000 выпускников из почти 200 городов. Можно пройти обучение экстерном, получить беспроцентную рассрочку.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

1.1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации.

1.2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.2. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

– законодательными актами РФ;

– приказами и распоряжениями руководства организации;

1.3. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности,

должен владеть вопросами:

– текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;

– знания структуры организации, распределение функциональных обязанностей между подразделениями и работниками;

– требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;

– правила организации управленческого труда;

– основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;

Источник: https://si-center.ru/info/sekretar-referent-objazannosti-kratko/

Какие должностные функции у секретаря — референта?

Обязанности секретаря референта на предприятии

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Как известно, предприятиями управляет руководитель, корректируя, контролируя и направляя в нужное русло работу персонала. Одному ему за всем не уследить, особенно если фирма очень велика, поэтому в своем штате он должен иметь обособленный круг помощников.

В основном это люди, которые задействованы в административно — управленческом аппарате, которые являются непосредственными помощниками директора.

Общие положения секретаря — референта в 2018

В общепринятом понимании, секретарь-референт — это офисный работник, помощник руководителя, чья работа основана на нормах, закрепленных в уставных документах, в том числе и должностной инструкции.

Он числится в штате сотрудников, а соответственно, имеет свои права и обязанности, функции, требующие добросовестного выполнения, несет ответственность в полной мере за не исполнение прямых обязанностей.

Прежде всего, нужно отметить, что принимает его на работу, непосредственно директор, которому он в дальнейшем и подчиняется.

Отбирая кандидатов на эту должность, руководитель в первую очередь, акцентирует внимание на уровень образования и стаж работы.

Если же стаж на некоторых предприятиях не столь важен, то образование у поступающего на работу должно быть высшее или среднее специальное. Лучше всего иметь на руках свидетельство о прохождении курсов.

Секретарь — референт – это офисный труженик, а значит, работает с документацией, компьютерными программами, личными делами сотрудников. Кроме того, он должен обладать навыками перевода с иностранных текстов.

Это очень важно для работы, потому что в большинстве случаев приходится иметь дело с партнерами — иностранцами, особенно это приемлемо для больших фирм. Иметь достаточно широкое понятие финансовой и хозяйственной деятельности предприятия. Быть подготовленным к решению организационных вопросов.

Владеть и правильно распоряжаться информацией доносить ее до персонала в неискаженном виде. Пройти инструктаж по технике безопасности. Быть вежливым и добросовестно исполнять поручения и приказы, точно и в установленный срок.

Должностные функции секретаря — референта – должностные обязанности

Секретарь — референт имеет доступ ко всей документации, чтобы правильно информировать сотрудников и партнеров, при возникновении у них каких-либо вопросов и предложений. Присутствие его на совещаниях обязательно, потому что одной из главных функций — является осуществление записей всего совещательного процесса.

Если на предприятии отсутствует кадровая служба – эта работа возлагается на секретаря. Следовательно, он может оформлять приказы, касающиеся личного состава, вести личные дела сотрудников, табеля учета рабочего времени, а также выдавать персоналу справки качающиеся их зарплаты и стажа.

Еще одной обязанностью секретаря-референта является проверка поступающей документации, перед тем как она попадает на подпись к руководителю.

При поступлении документа, он должен проверить правильность его оформления, исключить наличие ошибок в подсчетах и заполнении, проследить, чтоб он был вовремя подписан, а также правильно хранился.

По итогам года все документы подвергаются проверке, по результатам которой некоторые попадают в архив или подвергаются утилизации.

Прием телефонных звонков, факсов, телеграмм, выполнение копирования и сканирования тоже прерогатива помощника директора.

На что имеет право секретарь — референт?

В ходе рабочего процесса может сложиться ситуация, в необходимости наличия документа, который хранится у партнеров или в других организациях, секретариат имеет право направить запрос о необходимости предоставления бумаг, а в случае их несвоевременного доставления, наличия недочетов или ошибок — дать объяснение руководителю и с его согласия или по приказу направить документацию на доработку.

Секретарю разрешено запрашивать материалы, необходимые для исполнения распоряжений, а также рассматривать и перенаправлять документацию до места использования, требовать доработки документов, если в них имеются какие-либо недочеты и ошибки, а также визировать их в рамках своей компетенции.

Если произошли какие-то задержки в выполнении поручений руководства, сотрудник имеет право дать объяснения по поводу сложившейся ситуации.Ему позволительно работать с конфиденциальными документами. Кроме того, сотрудник вправе требовать от директора предоставления нормальных условий для осуществления труда, правильно оборудованного и хорошо освещенного рабочего места и места хранения бумаг.

Прежде, чем попасть на стол начальника вся документация обрабатывается секретарем, чтобы избежать недочетов и ошибок. Секретариат может предлагать директору усовершенствование форм внутренней документации.

Должностная инструкция секретаря — референта — ответственность

Каждый сотрудник предприятия при поступлении на работу подписывает трудовой договор и знакомится с должностной инструкцией. Если он некачественно, недобросовестно относится к выполнению непосредственных обязанностей, то внутренние нормативные акты предусматривают ответственность за это.

Он отвечает за качество документов, которые в дальнейшем передаются на подпись руководству. Несет ответственность за небрежное отношение к сохранности и регистрации документов. Должен быть аккуратным, ответственным и пунктуальным работником.

Образец должностной инструкции секретаря — референта

Стоит отметить, что должностная инструкция очень важный документ, содержащий некие правила, которым должен следовать секретарь. В ней прописаны все функции, обязанности, права, ответственность секретариата.

Скачать образец должностной инструкции секретаря-референта 

(5 4,60 из 5)
Загрузка…

Источник: https://legionfg.ru/kakie-dolzhnostnye-funkcii-u-sekretarya-referenta/

Должностные обязанности секретаря референта. Должностная инструкция секретаря референта генерального директора. Функции секретаря суда

Обязанности секретаря референта на предприятии

Приложение No. ___ к трудовому договору

«УТВЕРЖДАЮ»Генеральный директорООО ____________

«___» _______________

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретаря-референта

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

  • 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
  • 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
  • 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
  • 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
    • законодательными актами РФ;
    • Уставом предприятия;
    • Положением о функциональных службах предприятия;
    • приказами (указаниями) руководства предприятия;
    • нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
    • настоящей должностной инструкцией.
  • 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
  • 1.6.

    Секретарь-референт должен владеть вопросами:

    • перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
    • организации работы с документами, составления документации;
    • организации управленческого труда;
    • применение средств вычислительной и организационной техники;
    • перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
    • культуры труда и служебной этики;
    • охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. ФУНКЦИИ

  • 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
  • 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
  • 2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
  • 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
  • 2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

Секретарь-референт должен:

  • 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
  • 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
  • 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
  • 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
  • 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
  • 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
  • 3.7. Вести прием посетителей.
  • 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
    • оформление приказов по личному составу;
    • оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
    • оформление трудовых книжек;
    • оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
    • оформление командировочных документов;
    • оформление листов нетрудоспособности;
    • ведение табеля учета рабочего времени;
    • выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
  • 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
  • 3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
  • 3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
  • 3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. ПРАВА

  • 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
  • 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
  • 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).
  • 4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
  • 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
  • 4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
  • 4.7. Работать с документами, имеющих гриф «КТ» или «Конфиденциально».
  • 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
  • 4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

  • 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
  • 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
  • 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».
  • 5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
  • Генеральный директор ________________ __________________________Юрисконсульт ________________ __________________________С инструкцией ознакомлен ________________ __________________________

Секретарь-референт — это должностное лицо, являющееся непосредственным помощником руководителя субъекта хозяйствования.

Специалист организует его деятельность, осуществляет телефонные переговоры, составляет проекты внутренней распорядительной документации, исходящей корреспонденции контрагентам и в уполномоченные органы.

В его обязанности также входит регулирование потока посетителей и контроль за своевременным выполнением директором планируемых им мероприятий.

Специальность секретаря-референта

Помощник директора необходим на каждом предприятии, поскольку озабоченность руководителя субъекта предпринимательства может сделать его работу неэффективной.

Секретарь-референт налаживает работу директора и создает условия, при которых он будет рационально расставлять приоритетные задачи и не отвлекаться на мелкие проблемы.

Основной задачей специалиста является организация эффективной работы в сфере делопроизводства, осуществление деятельности с базами данных, а также обеспечение взаимоотношений между отделами.

Что за специальность секретарь-референт

Требования к профессиональной подготовке

Для качественного выполнения должностных обязанностей, специалист должен быть уверенным пользователем персонального компьютера и другой аппаратуры, относящейся к категории организационной техники.

Владение русским и иностранным языками позволит грамотно составлять документацию, а знание норм делопроизводства упростит его работу в сфере подготовки проекта распорядительных документов, составления ответов на письма и запросы, а также оформление протоколов заседания.

Образование

Специальность секретаря можно получить в средних учебных заведениях, а также на специализированных занятиях.

Лицам, обучившимся на курсах после окончания высшего учебного заведения проще устроиться на работу, чем просто после техникума. Кроме теоретических знаний в области делопроизводства, специалисту пригодятся навыки работы на компьютере, а также владение достаточной скоростью набора текста.

Личные качества специалиста

Личные качества

Поскольку руководитель предприятия полностью доверяет своему помощнику в области организации деятельности, специалист должен обладать высокой степенью ответственности и коммуникабельности.Отсутствие этих качеств у секретаря-референта, может привести к потере репутации субъекта хозяйствования.

Кроме высокого уровня профессионализма, специалист должен иметь хорошую наглядно-образную память, нормальный слух и умеренную общительность в комплексе с доброжелательностью, пунктуальностью, находчивостью и исполнительностью, а также с желанием работать с людьми.

Медицинские противопоказания к работе

Должностные обязанности секретаря-референта предполагают наличие хорошо поставленной речи и психологической устойчивости к стрессам, обусловленных рабочей обстановкой. Этим объясняется ряд заболеваний, при которых не рекомендуется трудоустраиваться на должность помощника руководителя.

Расстройства нервной системы, заболеваний внутренних органов, проявляющиеся в раздражительности, не способствуют обеспечению нормальной рабочей обстановки. Сердечно-сосудистые заболевания могут усугубиться в процессе выполнения обязательств, поскольку должность предполагает выполнение работы, в основном, сидя за столом.

Дефект речи и явные физические недостатки не будут способствовать поддержанию рейтинга компании.

Источник: https://shemetovskoe.ru/dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya-referenta-dolzhnostnaya-instrukciya.html

Должностная инструкция секретаря-референта

Обязанности секретаря референта на предприятии

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4.

На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5.

На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6.

Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2.

Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4.

Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Права секретаря-референта

Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3.

Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2.

За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3.

За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Общий каталог всех должностных инструкций тут: Список разделов Должностных Инструкций!

КА «Кадровый метод» — это современное кадровое агентство по быстрому и эффективному поиску, подбору персонала. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала.

Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонала, бухгалтеров, врачей, стилистов, …
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице.

На странице «Акции» Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.

Если Вам интересен запрос ищу работников, то мы Вам подберем персонал, а соискателям поможем найти работу! Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.

Для Вашего удобства мы создали раздел «Подбор персонала по профессиям» в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел «Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям»
Для соискателей созданы 3 полезных раздела, а именно «Как составить резюме», «Советы соискателю» и «Открытые вакансии». Соискателю станет найти работу проще! Наши советы соискателям работы помогают найти работу, если прочитать внимательно все статьи! Подписка на рассылку наших новых вакансий на странице «Подписка на новые вакансии»

Источник: https://hr-metod.com/polezno/dolzhnostnye-instrukcii/sekretariat-kancelyariya/dolzhnostnaja-instrukcija-sekretarja-referenta.html

Должностная инструкция секретаря-референта — права и обязанности

Обязанности секретаря референта на предприятии

Секретарь референт — это помощник руководителя, который должен обладать обширным кругом знаний и умений для того, чтобы уметь не только принять и отправить документацию, но и организовать распорядок дня руководителя наиболее оптимальным образом.

В современном мире секретарь референт обязан обладать не одним, а несколькими иностранными языками и владеть навыками делового этикета и психологии общения. Однако все эти умения подразумеваются не априори, они должны быть конкретизированы.

Каждый руководитель подбирает помощника под критерии организации и свои личные, поэтому так важно детализировать все запросы к помощнику в официальном документе.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-референта

Типовая должностная инструкция описывает требования, предъявляемые к сотруднику, занимающему должность секретаря референта. В ней оговаривается профессиональная квалификация и опыт работы, наличие определенных знаний и навыков, условия назначения и подчинения. Должностная инструкция содержит полный перечень требований, обязанностей, а также прав сотрудника.

В данном документе содержатся данные об ответственности за совершенные или несовершенные действия. Отдельным разделом оговариваются условия работы секретаря референта. В них входят важные оговорки о возможных командировках, ненормированном рабочем дне, работе в выходные.

Должностная инструкция составляется под нужды конкретной компании, в нее можно добавлять пункты на усмотрение руководителя, руководствуясь примером.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Скачать образец типовой ДИ секретаря-референта 

Общие положения

На должность секретаря референта берут людей с высшим образованием, с обязательным знанием иностранных языков и навыками делопроизводителя.

Данную должность нельзя получить без опыта работы, который имеет минимальную планку в один год. Помощник подчиняется непосредственно генеральному директору и утверждается в должности только им.

Кроме вышеперечисленных требований секретарь референт обязан:

  • владеть техническими средствами коммуникации, необходимыми для его работы;
  • знать и руководствоваться локальными НПА, Уставом, инструкцией по делопроизводству;
  • владеть знаниями о законодательстве РФ, нормами ТБ и пожарной безопасности.

Хотя в деятельности помощника самое главное — это исполнительность и оперативность, но достижение этих показателей невозможно без наличия обширной базы знаний и опыта.

Должностные обязанности

Секретарь-референт имеет следующие должностные обязанности:

Организовывать:

  • документооборот;
  • прием посетителей;
  • встречи и командировки директора;
  • заседания и совещания с участием руководителя;
  • заполнение журналов и форм личной отчетности.

Анализировать предоставляемую информацию и делать по ней выводы.

Контролировать:

  • качество представляемых на подпись документов;
  • исполнение приказов и распоряжений руководителя.

Кроме этого в обязанности помощника входит выполнение отдельных служебных поручений и заданий, исходящих от руководителя.

Права

Секретарь-референт имеет право получать, аккумулировать и обрабатывать информацию, касающуюся его непосредственной деятельности.

Помощник может выдвигать правомерные требования по организации своего рабочего места, для возможности выполнения своих обязанностей и сохранения материальных ценностей, вверенных ему для работы.

Секретарь референт имеет право разрабатывать и вносить на рассмотрение рационализаторские предложения по улучшению своей деятельности и деятельности организации, в части его профессиональной деятельности. Он может давать собственную оценку происходящему и принимать решения самостоятельно по ситуации.

Скачать образец 

Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за некачественное или несвоевременное выполнение работы, возложенной на него данной должностной инструкцией. Помощник отвечает за передаваемые руководителю документы и несет ответственность за их ненадлежащее оформление.

На секретаря референта налагается ответственность за последствия неверно принятых им решений, несоблюдения законодательных норм, нанесения материального ущерба имуществу организации и нарушения трудовых и этических норм.

Наибольшую ответственность несет секретарь референт за разглашение полученной в процессе, информации, которая квалифицируется как коммерческая тайна.

Условия работы

Должностная инструкция секретаря-референта генерального директора обязана содержать полные и достоверные сведения о графике и условиях работы. Также здесь могут указываться особые требования к форме одежды на работе, на заседаниях, в командировках.

График работы может включать в себя отдельные указания о ненормированности дня и методах компенсации.

Инструкция секретаря референта — это документ, который позволяет ему знать свои обязанности и права и дает возможность работодателю требовать надлежащего выполнения трудовых обязанностей.

Должностная инструкция секретаря-референта образец 2018 скачать 

Бесплатная консультация юриста по телефону: (8 4,25 из 5)
Загрузка…

Источник: https://russiansu.ru/trudovye-otnosheniya/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-referenta-prava-i-obyazannosti.html

Юрист-эксперт
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: